Proaktif diri sendiri

Proaktif

Untuk memberikan perkhidmatan berkualiti dan cemerlang kepada pelanggan, anda tidak semestinya menunggu arahan dan menantikan orang meminta bantuan barulah hendak bertindak. Sepatutnya anda mempunyai sikap proaktif. Ini bermakna anda dapat menjangka apa yang diperlukan oleh orang lain dan mengambil inisiatif untuk memberi perkhidmatan yang diperlukan atau menyelesaikan masalah yang mungkin timbul. Semasa anda menjalankan tugas di pejabat atau berinteraksi dengan masyarakat atau keluarga di luar pejabat tentu anda banyak mengalami perkara-perkara yang memerlukan anda bertindak segera sebelum perkara yang tidak diingini berlaku. Ini juga merupakan tindakan proaktif.

Bagaimanakah kita boleh tahu samada kita ini seorang yang proaktif ataupun bukan? Senang saja, kalau anda selalu menunggu sehingga sesuatu terjadi baru hendak ambil tindakan, maka anda bukanlah seorang yang proaktif. Tetapi sebaliknya iaitu seorang yang reaktif. Seorang yang reaktif tidak akan melakukan sesuatu sehingga ia diberitahu atau diarahkan, walaupun di dalam hatinya beliau merasakan sesuatu yang tidak baik akan berlaku. Oleh yang demikian, jika anda adalah seorang yang reaktif, anda perlu mengamalkan slogan “jangan tunggu sehingga diberitahu” atau “jangan tunggu sehingga sesuatu yang buruk berlaku”. Tanamkan sifat suka bertanya di dalam hati. Sebagai contoh, “esok perasmian akan dijalankan, persediaan sudahkah siap atau belum?” Bila hati sudah bertanya, anda perlu mengambil tindakan proaktif dengan pergi ke tempat perasmian untuk membuat semakan.

Anggota kerja selalu menyangka (assume) yang sesuatu perkara itu sudah dibuat. Kita sepatutnya tidak boleh menyangka sahaja tetapi mesti menyemak (check) dan  meneliti semua aspek persediaan samada sudah bersedia atau atau tidak. Seorang yang reaktif akan membiarkan perkara itu berlalu begitu saja dengan harapan semua akan menjadi okey pada keesokkan harinya. Malang memang tidak berbau, jika ditakdir pesakit itu mati, bukan kita yang merasa susah. Tetapi keluarganya akan menderita atas amalan kita yang tidak mahu menyemak atas perkara-perkara yang dikhuatiri tidak baik akan berlaku. Jika dia seorang suami, ada orang yang akan menjadi janda. Jika dia seorang ayah, ada orang yang akan menjadi anak yatim.

Bertindak dengan pantas

Ada juga keadaan di mana anda tidak dapat melakukan tindakan proaktif kerana sesuatu itu berlaku di luar jangkaan kita. Oleh yang demikian, apabila berlakunya sesuatu kejadian maka anda perlu bertindak dengan pantas dan cekap. Memang tidak dapat dinafikan bahawa kita  sering berhadapan dengan keadaan-keadaan cemas yang memerlukan kita bertindak dengan spontan. Oleh itu kita  perlulah sentiasa melengkapkan diri dengan pengetahuan dan kemahiran yang relevan supaya anda tidak teragak-agak untuk melakukan pertolongan cemas apabila keadaan terdesak.

Sebagai seorang anggota, anda sepatutnya mempelajari cara-cara memberi pertolongan cemas. Manalah tahu kalau-kalau berlaku sesuatu yang tidak diingini ke atas salah seorang anggota keluarga kita. Semua ahli keluarga mengharapkan anda untuk berbuat sesuatu kerana anda bekerja  walaupun sebagai seorang kerani. Oleh yang demikian, anda perlu berusaha untuk pergi berkursus mengenai pertolongan cemas. Bertindak pantas bukan sekadar memberi pertolongan cemas tetapi meliputi banyak aspek.

Bertindak pantas tidaklah bermakna melakukan sesuatu itu dengan pantas tanpa berfikir. Kerja itu mungkin cepat dilakukan tetapi hasilnya tidak dapat diperolehi. Walaupun anda perlu melakukan sesuatu tugas dengan segera, anda perlu memikirkan kaedah yang sesuai bagi mencapai matlamat yang dikehendaki.

Bagaimana boleh anda menerapkan sifat suka bertindak dengan pantas? Pertama, anda perlu sedikit sebanyak menambah ilmu pengetahuan kerana tanpanya anda tidak boleh membuat keputusan yang mana satu baik dan yang mana satu tidak baik. Perkara ini akan dibincangkan dengan lebih mendalam lagi dalam elemen “Pengetahuan dan Kemahiran”. Kemudian anda cuba menanamkan perasaan “ingin tahu”. Perasaan “ingin tahu” dan jaga tepi kain orang adalah berbeza. Jaga tepi kain orang adalah satu sifat yang negatif iaitu ingin tahu rahsia orang lain dan menggunakannya kepada perkara yang tidak baik. Perasaan “ingin tahu” adalah bertujuan untuk anda berfikir secara rasional akan situasi yang berlaku dan apakah tindakan yang perlu diambil. Sebagai contohnya jika anda melihat seseorang budak berumur 5-6 tahun sedang menangis. Ia seolah-olah mencari sesuatu dan berkemungkinan dia sedang mencari ibunya. Anda perlu berfikir secara rasional, jika anda tidak menolongnya apakah akan terjadi? Kemungkinan akhirnya ia akan dijumpai oleh keluarganya atau ada orang lain yang akan membantu. Kemungkinan ia akan terus menangis sehingga ditimpa kemalangan seperti jatuh dalam parit atau dilanggar kenderaan kerana lalai. Atau kemungkinan ia diculik oleh orang-orang yang berniat jahat. Anda juga perlu berfikir, “setakat mana yang aku mampu membantu kana-kanak tersebut”. Bukanlah anda perlu membantu sampai menghantar budak itu balik ke rumahnya. Jika anda ada sedikit pengetahuan, anda boleh membantunya dengan bijaksana. Anda boleh membantunya dengan mencari orang yang boleh membantunya. Sebagai contoh, anda boleh bawa budak tersebut ke kaunter informasi/pertanyaan jika anda berada di pusat membeli belah atau kepada pegawai keselamatan yang bertugas di situ. Jika semuanya tiada, anda boleh bawa dia ke balai polis.

Oleh yang demikian, jika anda ingin menanam sifat bertindak pantas, anda perlu mempunyai sedikit pengetahuan, tanamkan sifat suka “ingin tahu” dan memikirkan akibatnya. Seterusnya mengambil tindakan bergantung kepada situasi dan kemampuan anda.

Sentiasa ‘on-time’

       

Anda pasti pernah menghadiri sesuatu mesyuarat, sama ada mesyuarat di peringkat jabatan atau unit. Jika anda selalu menghadiri sesuatu mesyuarat, anda akan dapati ada segelintir yang suka datang awal dan ada juga yang suka datang lewat. Menurut Myer-Briggs Type Indicator, manusia boleh digolongkan kepada beberapa jenis personaliti. Salah satu personaliti itu adalah “The J-P Dichotomy”. Di dalam “J-P Dichotomy” terdapat dua jenis iaitu J (Judging) dan P (Perceiving). Jika anda adalah “J-type”, atau Judging, anda tidak suka datang lewat ke sesuatu mesyuarat atau aktiviti. Anda selalunya datang awal dan jika anda akan menghadiri  suatu tempat baru yang belum anda ketahui, anda akan pergi melihat  tempat mesyuarat sehari sebelum mesyuarat diadakan. Tetapi jika anda “P-type” atau perceiving, anda tidak kisah dan selalu datang lewat pada ke sesuatu mesyuarat. Walaupun anda akan menghadiri mesyuarat di tempat baru yang belum anda ketahui, pada pagi mesyuarat akan diadakan, barulah anda sibuk bertanya di mana bilik mesyuarat.

Jadi bagaimanakah anda boleh sentiasa “on-time” terutamanya jika anda ini adalah seorang yang suka datang lewat. Ada beberapa cara untuk mengatasinya. Pertama, anda perlu belajar “time-management”, iaitu sama ada pergi berkursus secara formal atau belajar sendiri dengan membaca buku mengenai pengurusan masa. Buku yang boleh dijadikan panduan adalah “First thing first” oleh Steven Covey. Apa yang perlu dilakukan adalah melaksanakan tugas-tugas yang prioriti dahulu. Prioriti di sini adalah bermaksud melaksanakan tugas yang ada kaitan dengan objektif jabatan dan mengelakkan perkara remeh-temeh seperti menjawab e-mail, surat atau telefon yang tidak ada kaitan dengan tugas jabatan. Kedua, cuba tulis perkara yang hendak dilakukan di dalam diari/‘organizer’/‘planner’. Ketiga, adalah khususnya bagi mereka yang selalu lewat menghadiri mesyuarat iaitu dengan mempercepatkan jam tangan anda 5-10 minit lebih awal. Walaupun anda tahu anda telah mempercepatkan jam 5-10 minit lebih awal, tetapi bila anda terlihat jam 9.00 pagi, mesyuarat akan bermula, anda masih mempunyai 5-10 minit.

Sentiasa ‘on-time’ juga bermaksud untuk memberi perkhidmatan mengikut jadual yang ditentukan. Oleh kerana kita berurusan dengan pelanggan yang memerlukan pemerhatian segera, maka amatlah wajar kita menepati masa, terutamanya masa kita memulakan perkhidmatan harian.

Sekiranya satu temujanji telah diatur, maka hendaklah kita bersedia untuk menerima pelanggan pada waktu yang telah ditetapkan. Di samping itu, perkara-perkara atau bahan-bahan yang berkait dengan pertemuan berkenaan telahpun disiapkan lebih awal supaya pelanggan nampak dan tahu bahawa kita bersungguh-sungguh dalam menjalankan tugas demi untuk keselesaan pelanggan.

Apabila anda menjaga masa dengan baik, anda juga menjaga masa orang lain. Ini adalah kerana, jika anda datang lewat, orang lain akan menghabiskan masa mereka kerana menunggu anda.

Hormati privasi orang lain.

Setiap manusia yang dilahirkan mempunyai perasaan malu. Cuma orang gila saja tiada mempunyai perasaan malu kerana ketika gila, fikirannya tidak waras. Malah, binatang juga mempunyai perasaan malu.

Sehubungan itu, kita mesti peka bahawa setiap insan memerlukan privasi pada waktu-waktu tertentu. Privasi pelanggan kita terutamanya pesakit adalah paling mustahak kerana mereka memerlukan pertolongan kita. Mereka telah percaya kepada kita dan telah menyerahkan segala urusan rawatan ke dalam tangan kita. Apakah tergamak kita melakukan sesuatu yang akan memalukan mereka. Umpamanya seorang doktor lelaki memeriksa seorang pesakit wanita tanpa ditemani oleh seorang jururawat atau memeriksa badan pesakit tanpa ditutup oleh tabir. Kadangkala walaupun pesakit itu tua, ia masih ada maruah. Kita perlu memeriksanya di sebalik tabir.

Kadangkala kita sendiri perlukan keadaan bersendirian, terlindung dari pandangan umum untuk melakukan sesuatu. Oleh yang demikian, anda perlu memikirkan bahawa orang lain juga adalah seperti anda, memerlukan privasi pada waktu-waktu yang tertentu.

Hormati rahsia orang lain.

Setiap manusia, pada satu ketika dulu, pernah melakukan satu perkara yang tidak baik. Anda tentu tidak mahu perkara ini diketahui orang terutama kaum kerabat atau orang yang disayangi. Begitu juga dengan orang lain, mereka juga tidak mahu rahsia mereka diketahui oleh orang lain. Memang menjadi tabiat manusia suka menceritakan rahsia orang lain untuk dijadikan bahan ketawa dan sebagainya. Apa yang berlaku pada anda jika anda ketahui bahawa ada orang lain menjadikan ‘rahsia’ anda sebagai bahan ketawa. Anda mungkin menjadi malu kepada mereka. Kemudian perasaan marah akan menular di dalam diri anda kepada orang yang telah menceritakan ‘rahsia’ anda. Perasaan marah ini lama kelamaan akan bertukar menjadi dendam. Anda akan mula mengorek rahsia dia dan menunggu saat yang sesuai untuk membalas dendam. Gejala ini adalah tidak sihat kerana ia akan membawa kepada pergaduhan dan merosakkan kualiti perkhidmatan.

Oleh yang demikian, anda perlu ingat bahawa menceritakan rahsia ini akan membawa kepada pergaduhan. Kadangkala ia boleh membawa kepada perceraian kalau ianya melibatkan pasangan suami isteri.

Sekiranya perlu untuk menyampaikan sesuatu perkara yang personal atau atas kepentingan jabatan, maka berbuatlah demikian mengikut peraturan yang dikehendaki di tempat yang tidak dapat didengar oleh orang lain. Umpamanya untuk memberitahu perihal seorang pesakit kepada anggota lain untuk memperolehi rawatan yang terbaik. Ataupun ada anggota yang terlibat dalam kes jenayah yang perlu dilaporkan.

Ingat satu petua iaitu “kalau kita dapat menyimpan ‘rahsia’ orang lain dengan baik, maka orang lain pun akan menjaga ‘rahsia’ kita dengan baik juga”. Walaubagaimanapun, sekiranya ‘rahsia’ itu boleh membawa mudarat kepada jabatan seperti kes jenayah, perkara itu perlu dilaporkan.